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Réceptionniste



Viens te joindre à l’équipe des Services partagés d’Effigis! Des collègues sympathiques et pleins de projets dans nos comités de vie sociale t’attendent. Une belle carrière où tu pourras te développer n’attend que ton CV!

Responsabilités

Sous la responsabilité de la Vice-présidente finances et administration, vous assurez l’interface entre  la clientèle et l’entreprise tant par votre accueil que par différentes formes de communications. Vos responsabilités seront les suivantes : Réception
  • Accueillir les visiteurs à la réception de l’entreprise;
  • Récupérer la boîte postale quotidiennement et acheminer le courrier aux responsables concernés;
  • Recevoir les courriels/fax et les acheminer quotidiennement aux responsables concernés;
  • Numériser, photocopier, imprimer, boudiner et laminer des documents;
  • Classer et archiver des documents papiers et numériques;
  • Supporter les employés pour les réservations de salles dans Outlook;
  • Procéder aux réservations de dîners d’affaires;
  • Assurer la gestion d’inventaire et l’approvisionnement de fournitures de bureau;
  • Expédier des envois postaux;
  • Modifier des documents avec Adobe Acrobat PRO;
  • Créer des affiches et étiquettes (Avery) pour les besoins de l’entreprise;
  • Répondre aux demandes ponctuelles en bureautique (compilation de données dans des tableaux Excel, saisies de données dans le système comptable);
  • Saisir les paiements effectués avec la carte de crédit corporative;
  • Saisir les bons de commande dans SAP pour les achats effectués auprès de fournisseurs (papeterie, café, produits d’entretien);
  • Saisir certaines factures fournisseurs dans le logiciel SAP;
  • Supporter l'équipe des services partagés (Finances, Marketing, RH, TI);
  • Toutes autres tâches connexes
Service au bâtiment
  • Gérer les locaux et la relation avec le gestionnaire de l'immeuble;
  • Coordonner les réparations des équipements de bureau avec l’équipe de Services;
  • Assurer un environnement sécuritaire des locaux;
  • Gérer les trousses de premiers soins;
  • Gérer l’entretien annuel des extincteurs, système d'alarme feu etc;
  • Gérer et entretenir le coin café, les distributeurs d’eau, la cuisine etc.;
  • Gérer l’inventaire des produits d’entretien des locaux;
  • Tenir à jour le registre des clés, des cartes d'accès et des projecteurs;
Expédition
  • Expédition et réception de colis;
  • Gérer les comptes des transporteurs FedEx, DHL, Purolator, USP;
  • Préparer des documents de transport (étiquette, facture commerciale, certificat d’origine, déclaration d’exportation CERS et déclaration d’expéditeur pour MD);
  • Suivi et résolution de problèmes lors du dédouanement;
  • Effectuer des réclamations auprès des transporteurs lors de la perte d’un colis;
 

Exigences académiques

  • Détenir un diplôme d’études secondaires
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un emploi similaire est un atout
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et Adobe Acrobat
  • Posséder une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Posséder une bonne maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Posséder les qualités suivantes : aptitudes pour le service à la clientèle, diplomatie et entregent, rigueur et autonomie.

Avantages

L’entreprise offre à ses employés permanents les avantages suivants :
  • Assurances collectives;
  • Conciliation travail-famille, notamment des horaires flexibles;
  • Formation et développement professionnels;
  • Remboursement partiel d’activités physiques;
  • Congés rémunérés, incluant la période des Fêtes;
  • Bar à café et panier de fruits hebdomadaire;
  • Remboursement partiel de la carte Opus et accès facile aux transports en commun;
  • Stationnement de vélo et douche sur place;
  • À proximité de centre de conditionnement physique, terrains de sport, restaurants, épicerie et autres services.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. L’utilisation du seul genre masculin dans ce document ne vise qu’à alléger le texte et se fait sans discrimination. Postuler par courriel :GR.emploi.infra@effigis.com


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